Hoe je betrouwbaar werkt zonder dat je alles doet
Taco Oosterkamp, dinsdag 24 februari 2009
plaats dit artikel op NUjij
Voor veel mensen geldt dat ze meer werk hebben dan dat ze kunnen doen. Er moeten keuzes gemaakt worden. En dat is lastig, want iets niet doen is vaak moeilijker dan iets wèl doen. Voor je het weet zit je met een schuldgevoel. Je had nou eenmaal wel toegezegd om te werken aan dat projectplan, die begroting of dat visiedocument. Maar er waren nou eenmaal niet voldoende uren in de week om alles te doen.
Het wordt nog erger als je niet eens meer wat wat je allemaal al hebt toegezegd. Je hebt niet één taak die je moet doen — elke dag komen er weer nieuwe vragen op je af. En de prioriteiten wisselen per dag. Wat je gisteren beloofd hebt lijkt vandaag alweer een stuk minder belangrijk, maar je collega zit er nog wel steeds op te wachten.
Je beloftes serieus nemen
Het gaat een stuk meer rust geven als je 100% betrouwbaar werkt. Dat houdt niet in dat je alles doet, want dat kan nou eenmaal niet. Maar je kunt wel precies weten wat je aan wie hebt toegezegd en dan helder zijn in waar je wel en niet aan toekomt. Dan kunnen mensen ervan op aan dat je je beloftes nakomt, of dat je het meldt als dat toch niet gaat lukken. Als team werkt het heerlijk als je van elkaar weet dat iedereen z'n afspraken nakomt.
Maar alles is belangrijk!
De valkuil waar veel mensen intrappen is het idee dat je denkt dat alles moet gebeuren en dat alles ook kan gebeuren. Alle taken op je lijst lijken even urgent en belangrijk. Alle ideeën voor verbetering lijken nuttig en urgent. Dus je maakt geen keuzes. Je begint gewoon en probeert alles te doen. En daarmee maak je jezelf slaaf van je werk. Je bepaalt niet meer zelf hoe je je tijd indeelt en waar je wel en niet aandacht aan geeft. Grote kans dat je gaat overwerken om de lijst toch leeg te krijgen.
Niet bijhouden wat je toezegt kan tegen je werken. Onthouden werkt voor de meeste kenniswerkers niet meer. Daarvoor komt er teveel op je af. Dus als je van alles belooft, maar je hebt het nergens opgeschreven met twee steekwoorden, dan is de kans groot dat je dingen vergeet.
Ga voor helderheid
Betrouwbaar werken is niet heel moeilijk. Met een paar acties ben je al een eind op weg. Ik heb een aantal tips voor je.
Maak verschil tussen wat ècht moet gebeuren en wat fijn zou zijn als je het doet. De scheiding tussen die twee geeft al helderheid.
- Zet de acties die echt moeten gebeuren in je agenda. Dat zijn de afspraken die je hebt. Een telefoontje wat persé vandaag moet gebeuren. En de deadlines voor die dag.
- Zet alle andere taken op je Eerstvolgende Acties lijst. Die dingen wil je zo snel mogelijk doen. Maar als het vandaag niet lukt is het geen ramp.
- Check je Eerstvolgende Acties lijst dan nog op acties die wel een week kunnen wachten. En zet die op je Later/Misschien lijst. Daar hoef je de komende week al niet meer naar te kijken.
Op deze manier kun je op je agenda vertrouwen voor de zaken die echt vandaag moeten gebeuren. Heb je daarna nog tijd over, dan pak je je takenlijst erbij voor die dingen die je zo snel mogelijk wilt doen.
Begin de dag met het checken van je Eerstvolgende Acties lijst. Vink de taken aan die je echt graag wilt doen vandaag. Daar kun je aan werken tussen je agenda afspraken door. De rest van de dag hoef je niet meer na te denken over wat de meeste prioriteit heeft.
Doe een wekelijks onderhoud. Neem één keer per week tijd om opnieuw je prioriteiten te stellen. Maak je takenlijsten up-to-date. Zorg dat je een compleet plaatje hebt van wat je moet doen. En leg je agenda en je takenlijst dan eens naast elkaar. Tel de uren op die je aan je afspraken en taken kwijt denkt te zijn.
Maak vervolgens keuzes in wat je wel en niet gaat doen. Je bent beperkt in tijd en in energie. Kies welke afspraken je misschien moet cancelen of uitstellen. En kies welke taken je de aankomende week niet gaat doen.
Daag jezelf uit. Probeer meer af te zeggen of uit te stellen dan dat je in eerste instantie besluit. Kies bijvoorbeeld nog 10 extra taken die je niet gaat doen aankomende week.
Laat het weten als je ergens niet aan toekomt. Je geeft degene aan wie je iets toegezegd had dan nog de kans om een alternatieve oplossing te zoeken. Je bent betrouwbaarder als je eerlijk bent dan wanneer je niets laat horen. En uitstel vragen in plaats van afstel kan natuurlijk ook nog.
Heronderhandelen kan alleen als je een compleet plaatje hebt van wat je moet doen. Pas als je alle taken op een rijtje hebt, kun je een goede keuze maken voor wat het meest belangrijk is. En met een goed overzicht kun je ook bij je leidinggevende aankomen. Het is voor hem of haar een stuk makkelijker om te vertellen waar de prioriteiten liggen als jij een complete inventarisatie hebt.
Dus pak pen en papier en neem tien minuten de tijd om te brainstormen over wat je de afgelopen tijd hebt toegezegd en wat je eigenlijk alweer een beetje was vergeten. Lees vooral je agenda van de afgelopen weken even door om je geheugen op te frissen.
De meereffect training: meer werkplezier door betere beslissingen
Heb je te veel werk, te veel e-mail en voelt dat onrustig? Het is echt mogelijk om meer te doen met minder tijd — en minder stress. In onze ééndaagse meereffect training leer je het Getting Things Done systeem: waarom het werkt, maar vooral hoe het werkt. En je begint er ook vast mee te werken. Omdat het veranderen van ingesleten patronen vaak niet in één dag gaat, krijg je gratis toegang tot onze uitgebreide kennisbank met e-learning, tientallen artikelen, veelgestelde vragen en antwoorden en de mogelijkheid om ook zelf vragen te stellen. Voor complete teams hebben we speciale teamprijzen.
Het is een sterk punt dat er simpele voorbeelden uit de praktijk worden gebruikt, waar iedereen dagelijks mee te maken heeft. Vanuit deze voorbeelden werken aan een structurele aanpak aan de hand van eigen opdrachten.
Gijs Koning, Opleidingscoördinator
Helder, mooie sheets, inspirerende en afwisselende sprekers, muziek tussendoor, grapjes!
Anne Joke Moojen, UVV/TAA
— 24 maart 2009: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)
— 7 april 2009: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)
— 12 mei 2009: meereffect training — De Koningshof Veldhoven
— 19 mei 2009: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)
Lees alles over de meereffect training
Schrijf jezelf en je collega's meteen in
meereffect is sponsor van het Nederlands Dans Theater. Wanneer je je aanmeldt voor de meereffect training, krijg je van ons niet alleen een uitstekende training, maar ook nog eens twee kaarten voor een voorstelling. Daarmee willen we de dansers aanmoedigen, de choreografen en alle andere medewerkers van het NDT die op wereldtop-niveau innoveren, om met hart en ziel door te dansen en de rest van ons te inspireren.
Outlook op krachtstroom: Supersnel je inbox leeg (en krijg het boek gratis)
Voor iedereen die Microsoft Outlook gebruikt om z'n e-mail te lezen, is onze Outlooksessie waarschijnlijk een eye-opener. Hoe lang je Outlook ook al gebruikt, Taco Oosterkamp laat je nieuwe dingen zien over hoe ook jij in no-time je e-mail inbox leeg kunt maken. Taco is als columnist op de Ondernemerswebsite van Microsoft.com de ideale trainer om je dat te leren. En het nieuwste boek van Taco, 'Elke dag je hoofd en inbox leeg', krijg je gratis bij deze sessie.
Sterke punten aan de Outlooksessie vind ik de voorbeelden en Taco's enthousiasme.
Bjorn Franke, Menzis
Sterke presentatie met zeer nuttige tips waarmee ik met name de massamail ga temmen.
Peter Scholtes, ING
— 3 maart 2009: avondsessie Outlook en Getting Things Done — Seats 2 meet Utrecht
— 31 maart 2009: middagsessie Outlook en Getting Things Done — Seats 2 meet Utrecht
Lees alles over de Outlook sessie met Taco Oosterkamp
Schrijf jezelf en je collega's meteen in
Getting Things Done & Apple
Je werkt met een Apple computer en wilt dat graag zo slim en effectief mogelijk doen. En je werkt, of wilt gaan werken, met het Getting Things Done systeem van David Allen. Bovendien heb je geen zin of tijd om zelf alle ins en outs uit te zoeken. Met onze Apple en Getting Things Done avondsessie leer je in één avond meer dan in een week zelf zoeken!
We hebben nog geen volgende Apple sessie op onze website staan, deze zal later dit jaar weer gepland worden.
Als je op de hoogte gehouden wilt worden van de datum hiervoor, stuur dan een mailtje naar: info@meereffect.nl
Stuur deze artikelen rustig door naar vrienden, collega's, of andere mensen die er plezier aan kunnen beleven. Op onze website kunnen ze zich dan zelf aanmelden voor een gratis abonnement.
plaats dit artikel op NUjij
© Copyright 2005-2010 by meereffect, Alle rechten voorbehouden.
Voel je vrij om dit artikel in z'n geheel of gedeeltelijk te gebruiken op papier,
op een website of in een e-zine, zolang je ook maar de complete verwijzing die hieronder
staat opneemt. Dus inclusief een live link naar onze website. Laat ons alstjeblieft
ook weten waar je het artikel plaatst.
De complete verwijzing moet zijn:
"(C) Copyright Taco Oosterkamp, expert in slimmer werken.
Surf naar http://www.meereffect.nl voor meer
artikelen over slimmer werken."